檔案

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我國古代的檔案,在各個朝代有著不同的稱謂。商代稱為「冊」,周代叫做「中」,秦漢稱作「典籍」,漢魏以後謂之「文書」「文案」「案牘」「案卷」「簿書」,清代以後多用「檔案」,今統一稱作「檔案」。

基本含義

  讀音:dàng àn   1、檔案是直接形成的歷史紀錄。「直接形成」說明檔案繼承了文件的原始性,「歷史紀錄」說明檔案在繼承文件原始性的同時,也繼承了文件的記錄性,是再現歷史真實面貌的原始文獻。正因為檔案繼承了文件原始記錄性,具有歷史再現性,所以檔案才具有憑證價值的重要屬性,並以此區別于圖書情報資料和文物。   2、檔案的形成者。檔案是由官方機構、半官方機構、非官方機構以及一定的個人、家庭和家族形成的。   3、檔案來源於文件。檔案是由文件有條件地轉化而來的,這裡的「文件」是指廣義文件,即一切由文字、圖表、聲像等形式形成的各種材料。檔案和文件是同一事物在不同價值階段的不同形態,兩者具有同源性和階段性的共性,也具有實效、功用、離合等個性差異。從文件到檔案是一個批判繼承的辯證運動過程。從信息的內容和形式來說,兩者完全相同的,但從時效、價值和系統性上來說,檔案是對文件的不斷揚棄。首先是時效性批判,檔案是已經辦理完畢的文件;其次是價值批判,檔案是辦理完畢的文件中具有保存價值的部分;最後是系統性批判,檔案是把分散狀態的文件按一定邏輯規律整理而成的信息單元。因此,文件是檔案的前身,檔案是文件的歸宿;文件是檔案的基礎,檔案是文件的精華;文件是檔案的素材,檔案是文件的組合。   4、檔案的形式多種多樣。檔案的形式包括載體、製作手段、表現方式等。從載體來看,有甲骨、金石、縑帛、簡冊、紙質、膠磁等;從製作手段來看,有刀刻、筆寫、印刷、複製、攝影、錄音、攝像等;從表現方式來看,有文字、圖表、聲像等。   5、檔案的本質屬性。檔案具有歷史再現性、知識性、信息性、政治性、文化性、社會性、教育性、價值性等特點,其中歷史再現性為其本質屬性,其他特點為其一般屬性。因此,可將檔案的定義簡要地表述為:檔案是再現歷史真實面貌的原始文獻。

詞語來源

  分類保存以備考察的文件和材料。   關於「檔案」詞源現有兩種主要觀點。   1、「檔案」一詞來源於清初。持此觀點者的依據,一是見諸于清初文人楊賓所作的《柳邊紀略》一書,其第三卷載:「邊外文字,多書于木,往來傳遞者曰『牌子』,以削木片若牌故也;存貯多年者曰『檔案』,曰『檔子』,以積累多、貫皮條掛壁若檔故也。然今文字之書于紙者,亦呼之謂『牌子』、『檔子』矣。」二是見諸于《康熙起居注》一書,其中有「部中無檔案」之語。   注:「檔案」一詞即便來源於清初,也是清代的漢語詞彙,並非來源清代的一定就是「滿語」。「檔」字為漢語固有詞彙,《正字通》:俗謂橫木框檔。本義:器物上用以分格或撐的橫木條。用橫木間隔,存放案牘,再將「檔」與「案」合做一次為「檔案」,才符合漢字詞語的發展規律。怎麼可能是滿語?   2、「檔案」一詞來源於遠古,出現在清朝之前。持此觀點者主要有:(1)侯傳學提出《周禮註疏》中有「副當」之說:「寫副當以授六官。」(王榮聲、王玉聲認為「副當」之「當」並非「檔案」,而是副詞,應釋為「將」。)(2)王金玉等人提出「宋代『架閣文字』即為『檔案』」之說,還進一步考證明初即有「檔案」的稱謂,其證據是明初所撰的《明實錄》,其上載有:「(洪武二十五年正月)庚子日,據刑部近來因戶部文檔不明,著本部辦理拿問該屬官吏等情具奏,帝降旨:『匡正遲速,非隱匿糧餉則勿問。欽此。』」並據此認為「檔」作為檔案的稱謂應追溯到元代。(3)張中強提出元曲有「檔案」之說:「使肖曹律令不曾習,有檔案分令史支持。」(和寶榮考證此處之「檔案」應當作「當案」,即「當職」。和寶榮所言可信。)   以上兩種觀點,均值得商榷,尚待進一步從古代文獻資料和出土文物中作進一步深入的考證。

檔案定義

  關於檔案的定義,據不完全統計,目前國內外已有上百種,如果根據其下定義的出發點和角度來劃分,可以歸納為五種類型:法規型、辭書型、教科書型、專著型、論文型。為什麼會有如此眾多的檔案定義呢?其原因大概是:1、不同國家有不同的政治文化觀念,對檔案這一事物的認識也有所不同,例如法語國家認為文件(文書,下同)一旦形成就叫做檔案,包括文件的現行作用、半現行作用和非現行作用三個階段在內;我國認為文件向檔案部門歸檔后才叫做檔案,包括文件的半現行作用和非現行作用兩個階段在內;英語國家認為文件XX檔案館后才叫做檔案,僅指文件的非現行作用階段。2、同一國家不同時期的人們站在不同的角度觀察,對檔案這一事物的認識也會產生差異,例如我國有人認為只有經過專門整理和鑒定的歸檔文件才能稱作檔案,有人認為只有檔案機關收藏的無現行作用的文件才能稱之為檔案,如此等等,不一而足。正如北宋大詩人蘇東坡在《題西林壁》一詩中所寫「橫看成嶺側成峰,遠近高低各不同」。三是同一國家同一時期的人們因不同的需要,對檔案這一事物的認識也會有所差別

法律解釋

  中國檔案法所稱檔案是指凡是具有保存價值的歷史記錄,而不少檔案學者則認為檔案是由檔案機關保存備查的歷史紀錄。四是因為檔案學作為一門新興學科,還處於尚未成熟的階段。五是隨著社會的進步和科學技術的發展,檔案和檔案工作也在不斷的發展,檔案學理論始終處於不斷的建設之中,對檔案的認識就有一個不斷豐富、完善的發展過程。六是人們對客觀實踐的認識不可能一次完成,將隨著實踐的發展而不斷深化。現舉檔案定義三例以見一斑:   《法蘭西共和國檔案法》(1979年公布):「任何自然人或法人,任何國家機關或組織,任何私人機構或部門,在自身活動中產生或收到的文件整體,不管其形成日期、形式和製成材料,都是檔案。」   《蘇聯大百科全書(第三版)》:「檔案是機關、個人、家族在活動中形成的文件材料的總和。」   美國現代著名檔案學者謝倫伯格在其名著《現代檔案——原則與技術》中說:檔案是「經鑒定值得永久保存的供查考和研究之用,業已藏入或者選出準備藏入某一檔案機構的任何公私機構的文件。」   以上檔案定義雖然認識有所不同,但都認為檔案必須具有三個基本要素:形成者、具有查考價值、載體和形式的多樣性

中國定義

歷史

  中國檔案學界從20世紀50年代起,就一直在不斷的探討檔案的定義,直到1987年9月5日公布、1988年1月1日實施的《中華人民共和國檔案法》誕生,才對檔案的定義有了一個比較一致的認識基礎。該法稱:檔案「是指過去和現在的國家機關、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史紀錄。」

現行含義

  中華人民共和國檔案行業標準《檔案工作基本術語》對檔案的定義表述是:「國家機構,社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄。」   檔案的最新定義是:「檔案是組織或個人在以往的社會實踐活動中直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息。」(馮惠玲《檔案學概論》第二版)

個人檔案

  個人檔案是一個人一生生命軌跡的縮寫,是用人單位了解一個人情況的非常重要的資料,也是一個人政治生涯中的重要組成部分,絕不可小看和忽視。一個人只要需要工作、需要生活,就離不開與社會上一些單位、一些部門、打交道,建立起個人檔案既是工作的需要,也是社會的需要,更是一個人在社會上工作和生活的需要,這是單位或企業了解一個人的重要手段。沒有檔案的人當然就不便於單位或企業了解你,對個人是肯定不利的。存放和保管好當然是一個重要環節。至於怎樣保管、在哪裡保管?一般應在縣(市)團級及以上的人事檔案管理部門,這主要是指國家行政或事業單位的在冊人員等;對於廣大的農村人口一般應有鄉鎮戶籍管理部門;對於企業單位另有規定,一般應在他的所屬上級行管單位。對於目前大量的流動人口則另有規定。

世界檔案之最

  1、世界上現存最早的一份完整的外交條約檔案   約公元前1296年,埃及法老拉美西斯二世與赫梯國王哈圖舒爾三世在卡迭石戰役后簽訂了和約,並結成軍事同盟。條約原本用銀板製成。   2、世界上現存最大的一份紙草檔案   公元前1164年,埃及法老拉美西斯四世製成特大型紙草文件。文件記載其父拉美西斯三世在位期間的功績和善行。文件呈捲軸形,由三個書吏寫成,用79張草粘接起來,長133英尺,寬約17英尺。發現于底比斯的一個墓穴,後來被英國人哈里斯買去,故名哈里斯大紙草。現存倫敦不列顛博物館。   3、世界上創刊最早的檔案專業刊物   1876年,德國地區性檔案刊物《檔案雜誌》創刊。該刊由巴伐利亞州檔案局出版,年刊,德文,主要刊登檔案學論文和檔案彙集介紹。   4、世界上第一個提出「檔案學已經成為一門獨立學科」觀點的人   1884年,法國著名歷史學家郎格魯在《國際檔案館、圖書館、博物館雜誌》第一卷第一期上發表《關於檔案學的科學》一文。作者第一次提出了檔案學已經成為一門獨立學科的觀點。   5、世界上唯一的檔案專業出版   1982年1月3日,中國成立了檔案出版社。這是世界上唯一的檔案專業出版社。   6、世界上唯一的檔案專業報   1995年《中國檔案報》正式創刊。這是世界上唯一的檔案專業報紙。

載體演變

  檔案是人類歷史最重要的載體之一,它通過自己的記載,向後人揭示歷史的真相,而檔案本身也不斷發生著變化。   甲骨檔案甲骨檔案是我國現存歷史的檔案中年代最久遠的,出土數量達十五萬片以上。商代留給我們的最早的檔案文字材料,就是這種甲骨檔案,它也是我國現存最早的系統的官府文書。該種檔案製成材料之特殊,年代之遠,數量之多,在世界範圍看也是絕無僅有的。   金文檔案金文檔案是繼甲骨檔案后又一種珍貴的歷史檔案。青銅器上銘文鑄字在商朝就已出現,到了西周,中國的青銅器XX極盛時期,此時刻於青銅器上的文字數量增多,記事廣泛,具有了書史的性質。古代先民以金屬統稱為「金」,刻於青銅器上的文字稱做「金文」或「銘文」,具有書史記事特點的青銅器銘文就稱為「金文檔案」。從出土的金文檔案記事範圍看,它比甲骨檔案更為廣泛而詳細,對研究當時的歷史具有極其重要的史料價值。   縑帛檔案中國是絲綢的故鄉,縑帛檔案自然也佔有一席之地。隨著絲織業的發展,戰國時期已開始用縑帛作為書寫材料,秦漢時使用更多。縑帛作為書寫材料有許多優點,可以隨意裁剪,質地堅韌輕柔,便於攜帶和保管,故多用於繪製輿圖或抄寫經典。由於其價格昂貴,無法普及使用,到了魏晉南北朝,隨紙張的廣泛應用,縑帛的使用量銳減。但是封建王朝的一些重要文書仍用絲織品書寫。直到清代,朝廷頒授文武官員的誥命、赦命等封贈文書還在使用綾錦。   簡牘檔案簡牘檔案是指中國古代以竹木為載體而形成的文字材料。「簡」是指狹長的竹片或木片;「牘」是指方形木片,主要用於一般公務文書。「策」是指若乾片簡編聯在一起,用於國家重大政事和書寫典籍。從現存史籍看,由於紙張出現之前,竹片、木片多用作書寫材料,因而文書檔案常被稱做「冊」、「典」、「中」、「簡冊」、「簡牘」、「典籍」等。   石刻檔案樹碑立傳的傳統習俗,使中國古代石刻檔案的遺存多姿多彩,浩如煙海。早在先秦時期,就開始用石材作為記事材料,到了秦朝,石刻不僅形制擴大,且數量增多,內容廣泛。此時的刻石完全具有了檔案的性質。石刻檔案自秦代大興后,歷代都把刻石作為發布政策、記載國政大事的最好的傳世材料。這是因為刻石取材容易,傳世久遠,便於保存,彌補了青銅器需要鑄造,易於腐蝕,容字有限之不足。與甲骨、金文、簡牘檔案不同的是,這三者因時代進步而隨之逐漸作古,只有石刻檔案至今仍有其生命力。   紙質檔案我國檔案載體從紙質檔案起發生了重大變革,取代了簡牘,成為國家正式書寫材料,一直沿用至今。   XX工業社會以後,開始出現聲像檔案,如照片、影片、唱片、錄音帶和錄像帶等。20世紀中期以後,檔案載體又發生了革命性的變化,產生了以代碼形式記錄在磁帶、磁碟、光碟等載體上、依賴電腦系統存取並可在通信網路上傳輸的電子文件,這些具有保存價值的已歸檔的電子文件及相應的支持軟體,參數和其他相關數據稱為電子檔案。電子檔案的產生,是檔案領域最劇烈的一次變革,它直接影響著檔案工作的運作方式、基本理論乃至思維觀念。

檔案的防護 1. 基本要求

  1.1 檔案防護內容應包括外圍護結構的保溫隔熱,溫濕度要求,防潮、防水、防日光及紫外線照XX,防塵、防污染、防有害生物(霉、蟲、鼠等)和安全防範等。   1.2 溫濕度要求應根據檔案的重要性和載體等因素區別對待。   1.3 音像、縮微、電子文件等非紙質檔案貯存庫設計,除應符合本規範有關規定外,尚應根據使用保管的特殊要求進行設計。

2. 溫濕度要求

  2.1 紙質檔案庫房的溫濕度要求應符合表2.1的規定。   表2.1 紙質檔案庫房的溫濕度要求   
範圍冬 季夏 季
溫 度14℃~24℃≥14℃≤24℃
相 對 濕 度45%~60%≥45%≤60%
2.2 特殊檔案庫房的溫濕度要求應符合表2.2的要求。   表2.2 特殊檔案庫房的溫濕度要求   
用房名稱溫 度相對濕度
特 藏 庫14℃~20℃45%~55%
音 像 磁 帶 庫14℃~24℃45%~55%
膠 片 庫拷 貝 片14℃~24℃45%~55%
母 片13℃~15℃35%~45%
2.3 檔案庫房在選定溫、濕度后,每晝夜波動幅度要求溫度不得大於±2℃、相對濕度不得大於±5%。   2.4 基本用房溫濕度要求應符合表5.2.4的規定。   表2.4 基本用房溫濕度要求   
用房名稱溫 度相對濕度
裱 糊 室18℃~28℃50%~70%
保護技術試驗18℃~28℃40%~60%
復 印 室18℃~28℃50%~65%
聲 像 室20℃~25℃50%~60%
閱 覽 室18℃~28℃——
展 覽 廳14℃~28℃45%~60%
工作間(拍照、拷貝、校對、閱讀)18℃~28℃40%~60%
檔案網站   檔案網站是檔案部門在新的歷史時期以新的手段開發檔案信息資源為社會發展服務的一種新的形式。檔案網站是檔案部門在互聯的公共信息網路上建立的站點,它以主頁方式提供相關信息和相關服務,構成公共信息網路的一個節點。檔案網站建設是檔案部門網路信息化建設的一項基礎性工作,是檔案部門面向網路世界的窗口。檔案網站的名稱和域名是在網站的頁面最先出現的,能夠反映檔案網站的建設水平

國際網站建設情況

  近幾年,國際上圖書館界與檔案界在多項領域均有合作,逐步強化了圖、情、檔一體化的發展趨勢,隨著信息技術和網路的發展,圖、情、檔三者又出現了融合的趨勢,國外許多檔案機構與圖書機構進行了聯合或是整合。如:美國總統圖書館就是典型的「三位一體」機構,館中有圖書、檔案文件、文獻材料,並有大量的聲像檔案和圖書;再如:在澳大利亞,圖書、情報、檔案一體化的實體大量存在,該國的檔案都保存于圖書館中,國家圖書館被賦予情報職能,成為全國的情報中心。

國內網站建設情況

  隨著檔案事業的發展和檔案信息化進程的加快,我國檔案檔案網站建設也日益成熟和豐富起來。到目前,我國已經建立起國家檔案局(館)、省級檔案局(館)、市級檔案局(館)和縣級檔案局(館)四級檔案行政主管部門的檔案網站體系,建立起檔案學會、檔案期刊和檔案報社等各檔案學術研究交流的檔案機構、團體檔案網站體系,建立起了檔案產品企業、檔案服務企業等檔案企業網站體系,建立起了家庭檔案、寶寶成長檔案、民生檔案等各項專題檔案網站系體,建立起了各高校檔案網站體系,特別是還出現了以檔案網和檔案網論壇為代表的民間自辦檔案管理指導網站,表現了我國檔案網站建設XX了新的階段。

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